Política de segurança da informação

1. Objetivo e alcance

Esta política descreve como o FlowPass protege as informações que trata para autorizar a entrada de entregadores, prestadores de serviço e visitantes em condomínios: dados de moradores, de funcionários do condomínio e de entregadores, registros de entrada, conversas pelo WhatsApp e imagens de documento. Vale para a plataforma inteira (portal, servidores, banco de dados, integrações) e para todas as pessoas e fornecedores que trabalham nela.

2. Responsabilidades

• FlowPass (Qubit Advisors): mantém a plataforma e os controles desta política; é o operador dos dados de moradores e funcionários, por conta do condomínio, e o controlador do cadastro reutilizável do entregador (ver política de privacidade).
• Responsável pela segurança da informação e encarregado de dados: o executivo responsável pelo FlowPass, pelo e-mail privacidade@qubitadvisors.com.br.
• Condomínio: define quem da sua equipe tem acesso, concede e revoga esses acessos, e mantém atualizado o cadastro de moradores.

3. Onde os dados ficam

• Servidores de aplicação e banco de dados em São Paulo (Brasil): Google Cloud Run (região southamerica-east1) e Supabase (região sa-east-1).
• Arquivos (imagens de documento) em armazenamento privado do Supabase, na mesma região.
• A leitura automatizada de textos e imagens enviados na conversa (endereços, documentos, romaneios) usa o serviço de inteligência artificial Gemini, do Google, processado nos Estados Unidos.
• As mensagens de WhatsApp passam pelo provedor de WhatsApp contratado.

4. Controle de acesso ao portal

• Só gestores e funcionários do condomínio têm conta. Moradores e entregadores usam apenas o WhatsApp.
• Toda conta nasce de convite: a administração da plataforma convida o primeiro gestor de cada condomínio; o gestor convida os funcionários e pode promover outro gestor. Não existe cadastro aberto. Convites valem por 72 horas e são de uso único.
• Dois níveis de acesso: operador (tela da portaria) e gestor (tudo no condomínio). Cada pessoa só vê e age sobre os condomínios aos quais foi convidada.
• Revogação imediata: o gestor revoga o acesso de um funcionário a qualquer momento; a revogação vale na ação seguinte da pessoa e cancela os convites ainda não usados. Nenhum condomínio fica sem gestor.
• Senha com no mínimo 8 caracteres, com bloqueio de senhas conhecidamente vazadas.
• Verificação em duas etapas por aplicativo autenticador, disponível a todos os usuários.
• Imagens de documento do entregador só aparecem para a portaria, só durante um pedido ativo daquele entregador, só quando o condomínio liga a opção "visualização de documentos", por link que expira em 60 segundos; cada visualização fica registrada (quem, quando, qual pedido). Gestores e a administração da plataforma não têm tela para ver documentos.
• Acesso administrativo à plataforma (banco de dados, nuvem, código) é restrito às pessoas que operam o FlowPass, com contas individuais, e é revisado a cada seis meses e sempre que alguém deixa a equipe.

5. Proteção dos dados

• Em trânsito: toda comunicação com o portal, os servidores e o banco usa HTTPS (TLS).
• Em repouso: banco de dados e arquivos ficam cifrados pelos provedores de nuvem (Google Cloud e Supabase).
• Banco fechado ao público: todas as tabelas têm controle por linha ligado e nenhuma é acessível pela chave pública do portal; o acesso aos dados passa sempre pelo servidor, que confere quem é o usuário e o que ele pode fazer.
• Minimização e prazo: o registro de entrada guarda os dados da pessoa por 180 dias e depois fica sem identificação; as conversas são apagadas no mesmo prazo; o cadastro do entregador só existe com o consentimento dele e é apagado quando ele pede (política de privacidade, seções 4 e 7).
• O telefone do morador nunca é mostrado ao entregador.

6. Ambientes separados

A produção roda em projetos próprios de nuvem e de banco de dados, criados vazios. Dados do ambiente de testes nunca são copiados para a produção; ferramentas de teste (como o simulador de conversas) não existem na produção.

7. Segredos e credenciais

Chaves de acesso a serviços (banco, WhatsApp, inteligência artificial) ficam no cofre de segredos do Google Cloud (Secret Manager), nunca no código-fonte nem no portal. São trocadas quando alguém com acesso deixa a equipe e sempre que houver suspeita de exposição.

8. Segurança da aplicação

• Toda operação do portal exige usuário autenticado, e toda escrita exige a permissão do nível de acesso.
• As mensagens que chegam do provedor de WhatsApp só são aceitas com um segredo compartilhado; sem ele, são recusadas.
• As rotas públicas (convite, QR Code, recebimento de mensagens) têm limite de requisições.
• O servidor só aceita chamadas de navegador vindas dos endereços do próprio portal.
• Integrações com terceiros ficam desligadas até passarem por revisão de segurança própria.
• Todo código novo é revisado antes de publicar e só é publicado depois que a bateria de testes automatizados (mais de mil testes) passa por inteiro. As dependências de software são verificadas contra vulnerabilidades conhecidas.

9. Registros e monitoramento

• Os registros técnicos (logs) dos servidores não contêm nome nem telefone e são mantidos por até 30 dias.
• Ações sensíveis ficam registradas com o usuário que as fez: decisões de entrada, concessão e revogação de acessos, visualização de documentos, cancelamento de pré-autorizações, troca de canal de mensagens, exclusões de cadastro a pedido do titular e cada execução da rotina de prazo de 180 dias.
• Alertas automáticos avisam a equipe sobre erros no servidor, lentidão, esgotamento de capacidade e indisponibilidade, verificada a partir de três regiões.

10. Fornecedores

Os fornecedores que tratam dados em nome do FlowPass (Google Cloud e Gemini, Supabase, provedor de WhatsApp) são escolhidos também pelas suas práticas de segurança, e deles se exige nível de proteção equivalente ao desta política. A lista atual está na política de privacidade.

11. Cópias de segurança e continuidade

O banco de dados tem cópias de segurança diárias. A restauração é testada antes da entrada em produção e depois periodicamente, a cada seis meses. Um dado apagado deixa de existir nas cópias de segurança em até 7 dias.

12. Resposta a incidentes

O FlowPass mantém um roteiro de resposta a incidentes de segurança: quem é acionado, como o incidente é contido e investigado, e como as partes são avisadas. Em incidente que possa afetar dados pessoais, o condomínio é comunicado em até 48 horas a partir da ciência, com a natureza do incidente, os dados possivelmente afetados e as medidas tomadas; a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os titulares são comunicados nos casos e prazos da regulamentação da ANPD. Cada incidente gera um relatório com causa e correções.

13. Testes de segurança

Realizamos teste de invasão por equipe independente antes de cada entrada em produção e após mudanças relevantes, além de revisões internas de segurança a cada entrega. As falhas encontradas são corrigidas por ordem de gravidade antes da publicação.

14. Revisão desta política

Esta política é revista uma vez por ano e sempre que houver mudança relevante na plataforma, nos fornecedores ou na legislação.